Dokumentenmanagement

Effizienter arbeiten mit einem modernen Dokumentenmanagement-System

Um im harten Wettbewerb zu bestehen, ist es entscheidend, dass Unternehmen effizient arbeiten und ihre Prozesse digitalisieren. Ein wichtiger Schritt hin zur digitalen Transformation ist ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement. Mit einem modernen Dokumentenmanagement-System (DMS) gehören Aktenstapel und zeitraubendes Suchen nach Informationen endgültig der Vergangenheit an. Intelligente Software sorgt für eine strukturierte und sichere Ablage von Dokumenten unterschiedlichster Art. Prozesse lassen sich optimieren und die Arbeit in den verschiedenen Bereiche des Unternehmens wird effizienter. Sie lösen sich vom physischen Medium Papier und einer lokal beschränkten Präsenz von Informationen. Über das Dokumentenmanagement-System haben alle autorisierten Mitarbeiter jederzeit und überall Zugriff auf die für ihre Arbeit benötigten Daten. Gleichzeitig sinken die Kosten für Lagerplatz, Aktenschränke, Papier oder Drucker.

Das Dokumentenmanagement-System spart wertvolle Arbeitszeit

Einer der wesentlichen Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems ist das Einsparen wertvoller Arbeitszeit. Nach wichtigen Informationen muss nicht mehr lange gesucht werden, sie stehen quasi auf Knopfdruck zur Verfügung. Das DMS klassifiziert und indexiert die Dokumente weitgehend automatisch bei ihrer Erfassung. Manuelle Dateneingaben sind insofern meist überflüssig und die Ablage der Dokumente erfolgt in einem strukturierten Archiv. Über leistungsfähige und komfortabel bedienbare Suchmasken kann nach bestimmten Begriffen schnell gesucht werden. Verknüpfte Suchbegriffe erlauben komplexe Suchvorgänge, die Sie in einer papierbasierten Umgebung vor kaum zu bewältigende Herausforderungen stellen. Das Dokumentenmanagement-System bietet viele weitere nützliche Funktionen wie das Erkennen doppelt abgelegter Dateien oder die automatische Versionierung von Dokumenten.

Das Dokumentenmanagement-System archiviert Dokumente schnell und sicher

In vielen Unternehmen ist es zwingend erforderlich, bestimmte Dokumente revisionssicher zu archivieren. Hierbei unterstützt Sie das digitale Dokumentenmanagement. Zugriffsrechte lassen sich flexibel konfigurieren und alle ausgeführten Aktionen an einem Dokument protokollieren. Durch die Vergabe von Benutzerrechten im Dokumentenmanagement-System ist klar geregelt, welcher Mitarbeiter in welcher Abteilung was darf. So verhindern Sie beispielsweise, dass bestimmte Dokumente nachträglich gelöscht oder verändert werden. Gleichzeitig ist es möglich, einen hohen Schutzstandard der Daten gegenüber Ereignissen wie Feuer, Überschwemmung oder Vandalismus sicherzustellen, indem Dokumente automatisch auf unterschiedlichen Datenspeichern an verschiedenen Orten abgelegt werden. Der Anzahl und Art an speicherbaren Dokumenten sind kaum Grenzen gesetzt. DMS-Archive unterstützen bis zu einer Billion Dokumente und mehrere hundert verschiedene Datentypen wie PDF oder E-Mail.

Wir sind Ihr kompetenter Ansprechpartner für leistungsfähige Dokumentenmanagement-Systeme

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