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Rechtliche Anforderungen an die Email Archivierung

GDPdU – die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Seit ein paar Jahren gewinnt das Thema E-Mail-Archivierung zunehmend an Bedeutung. Der Gesetzgeber hat hier eine Reihe von Vorgaben gemacht, die allerdings in der Breite der Unternehmen kaum bekannt sind. Aus Sicht der Synapsis gibt es drei wesentliche Bereiche, die eine Email-Archivierung unverzichtbar machen: 

1. Die Email-Archivierung aus Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

Gemäß § 257 HGB sind folgende Unterlagen und Dokumente in einem Unternehmen zu archivieren: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege sowie und  Handelsbriefe. Und nichts anderes als moderne Handelsbriefe sind die heutigen Emails. Es handelt sich zumindest zu Teilen um Dokumente, die ein Handelsgeschäft betreffen. Die Email-Archivierung ist also keine Kann-Entscheidung, sie ist ein Muss. Und jeder Unternehmer ist dafür verantwortlich, dass die gesetzlich zu archivierenden E-Mails auch tatsächlich archiviert werden. 

2. Reduzierung des Speicherplatzes und Sicherung mit moderner Email-Archivierung

Die Email-Programme sind nie dafür konzipiert worden größeren Mengen von Mails als Speicherplatz zu dienen. Dafür gibt es Spezialprogramme. Synapsis setzt auf MailStore für die professionelle Email-Archivierung. Mit MailStore kann sichergestellt werden, dass alle E-Mails eines Unternehmens automatisiert archiviert werden. Der Unternehmer, der die Einhaltung dieser Gesetze sicherstellen muss, ist nicht mehr abhängig davon, dass die Mitarbeiter Ihren Pflichten zur Archivierung nachkommen. Da bei MailStore alle Mails jederzeit über umfangreiche Suchmöglichkeiten gefunden und wieder hergestellt werden können, bleibt das jeweilige Postfach sehr klein. Der Speicherplatz für die Email-Konten reduziert sich, Sicherungen werden einfacher und schneller. Der Zugriff auf die Email-Archive erfolgt rechtegesteuert per Windows-Client, Web-Browser – und damit natürlich auch vom MAC- oder Linux-Rechner – oder sogar per iPhone. 

3. Organisatorische Gründe, die für eine Email-Archivierung sprechen

Emails sind organisatorisch wie Briefe oder Faxe zu bewerten. Um eine volle organisatorische Integration aller Korrespondenz zu erreichen, gibt es spezialisierte Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare, die eine Ablage von E-Mails vollkommen automatisieren und sie gleichwertig mit anderer Korrespondenz in einem elektronischen Kunden- oder Lieferantenordner zur Verfügung stellen. Lassen Sie sich beraten. Nutzen Sie ein überzeugendes Tool zur Email-Archivierung, das von vielen großen Unternehmen (wie beispielsweise Bosch, Telekom, Siemens, Novartis, VW) genau zu dem Zweck eingesetzt wird. Nutzen Sie unser Know-how für Ihr Unternehmen. Synapsis die Experten für Dokumenten Management Systeme. 

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