MailStore

Rechtliche Anforderungen an die Email Archivierung

GDPdU – die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Seit ein paar Jahren gewinnt das Thema E-Mail-Archivierung zunehmend an Bedeutung. Der Gesetzgeber hat hier eine Reihe von Vorgaben gemacht, die allerdings in der Breite der Unternehmen kaum bekannt sind. Aus Sicht der Synapsis gibt es drei wesentliche Bereiche, die eine Email-Archivierung unverzichtbar machen: 

1. Die Email-Archivierung aus Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen zur Email-Archivierung gemäß § 257 HGB. Moderne Handelsbriefe, wie E-Mails, müssen archiviert werden. Wir bieten effiziente Lösungen, um Ihre E-Mail-Compliance sicherzustellen.

2. Reduzierung des Speicherplatzes und Sicherung mit moderner Email-Archivierung

Entdecken Sie die professionelle Email-Archivierung mit MailStore! Unsere Lösung gewährleistet eine automatisierte Archivierung aller Unternehmens-E-Mails, sodass Sie nicht mehr von der Einhaltung der Archivierungspflicht durch Ihre Mitarbeiter abhängig sind.

MailStore ermöglicht eine effiziente Suche und Wiederherstellung von E-Mails über umfangreiche Suchmöglichkeiten, wodurch die Postfächer klein gehalten werden können. Dies reduziert den benötigten Speicherplatz für Email-Konten und vereinfacht und beschleunigt Sicherungsprozesse.

Der Zugriff auf die Email-Archive erfolgt rechtegesteuert über verschiedene Plattformen, darunter Windows-Client, Web-Browser, sowie MAC-, Linux- und sogar iPhone-Geräte.

3. Organisatorische Gründe, die für eine Email-Archivierung sprechen

Emails sind organisatorisch wie Briefe oder Faxe zu bewerten. Um eine volle organisatorische Integration aller Korrespondenz zu erreichen, gibt es spezialisierte Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare, die eine Ablage von E-Mails vollkommen automatisieren und sie gleichwertig mit anderer Korrespondenz in einem elektronischen Kunden- oder Lieferantenordner zur Verfügung stellen. Lassen Sie sich beraten. Nutzen Sie ein überzeugendes Tool zur Email-Archivierung, das von vielen großen Unternehmen (wie beispielsweise Bosch, Telekom, Siemens, Novartis, VW) genau zu dem Zweck eingesetzt wird. Nutzen Sie unser Know-how für Ihr Unternehmen. Synapsis die Experten für Dokumenten Management Systeme.

Informationen anfordern!